1- عدم وجود مدارک مثبته معتبر
معمولا" هنگام خرید دارایی ثابت، پیش فاکتور دریافت شده و بهای آن پرداخت میگردد، به یاد داشته باشیم که حتما" اصل فاکتور را نیز دریافت و ضمیمه سند خرید نمائیم.
معمولا" هنگام ساخت دارایی ثابت قرارداد ساخت و نصب و تحویل با سازنده منعقد شده و بر اساس آن مبالغی پرداخت میگردد، به یاد داشته باشیم که قبل از تسویه نهایی با طرف قرارداد اصل فاکتور فروش و نصب دارایی ثابت را دریافت نمائیم.
بدانیم که قرارداد ؛ توافق انجام کار بوده که ممکن است انجام شود یا نشود ولی فاکتور فروش به منزله انتقال قطعی مالکیت دارایی ثابت بوده و تنها مدرک محکم برای پیوست سند حسابداری است.
2- ثبت دارایی ثابت در هزینه
خرید و نصب پارتیشن اداری، پرینتر لیزری، تعویض الکتروموتور کولر آبی، تعویض روشویی، میز و صندلی، پرده لوردراپه،مودم و فکس،دستگاه منگنه و... اقلامی هستند که باید در حساب دارایی ثابت ثبت شوند . به یاد داشته باشیم که در هنگام ثبت تنخواه گردان و طبق عادت که همه ردیفهای گزارش تنخواه در هزینه ثبت میشوند، اقلام اموالی نباید در هزینه ها ثبت گردد چون در زمان رسیدگی مالیاتی برگشت خورده و موجب افزایش سود و به تبع آن افزایش مالیات خواهد شد.