در مورد هزینه‌های قابل‌قبول ۳ شرط اساسی وجود دارد:
1- یکی آن که در حدود متعارف متکی به مدرک باشد. در بند ۲ ماده ۹۷ قانون مالیاتهای مستقیم آمده است اگر اسناد هزینه ارائه نشود هزینه قابل‌قبول نیست و اگر اسناد مربوط به درامد ارائه نشود این قسمت از درامد از طریق علی‌الراس تشخیص می‌شود. ولی هر هزینه‌ای که مدرک نداشت لزوماً غیرقابل‌قبول نیست. باید در حد متعارف متکی به مدرک باشد. اگر طبق عرف محل، مدرکی در کار نباشد شما می‌توانید قبول کنید. برای مثال، ساختمانی ساخته شده است که مصالح آن سیمان، ماسه، آجر، گچ و تیرآهن است. ممکن است در آن محلی که شما رسیدگی می‌کنید تهیه مدرک میسر نباشد؛ مثلاً ماسه‌اش در بیابان خریداری شده باشد. در بخش کشاورزی کسی می‌آید از باغبانی محصولی را برای کارخانه‌اش می‌خرد. این باغبان نه فاکتوری دارد نه مدرکی و نه اسنادی. شما باید این را قبول کنید چون عرف محل است.
2- دومین شرط این است که این هزینه باید مربوط به فعالیت موسسه باشد، بنابراین هر هزینه‌ای که ارتباط مستقیم با فعالیت موسسه نداشته باشد قابل‌قبول نیست.
3- شرط سوم اینکه تاریخ انجام هزینه مربوط به سال مورد رسیدگی باشد که دو استثنا در مورد این داریم . اگر تاریخ هزینه در سالی نباشد که شما رسیدگی می‌کنید یعنی هزینه‌ای انجام شده که هنوز سند و مدرک ندارد، اگر برایش ذخیره گرفته شود قابل‌قبول است؛ مثل هزینه آب، برق و تلفن که تا آخر سال مدارکش نرسیده باشد. بخش دوم هزینه مربوط به سالهای گذشته است که در سال جاری تحقق پیدا می‌کند. فرض کنید کالایی از گمرک ترخیص می‌شود دو سال بعد از گمرک نامه می‌آید که ارزیاب ما اشتباه کرده است. این کالا مشمول تعرفه ۱۷ و حقوق گمرکی آن ۳۰ درصد است، اما ارزیاب اشتباه کرده و حقوق آن را ۲۰ درصد محاسبه کرده است. این هزینه درست است که مربوط به سالهای گذشته است ولی در امسال واقع شده است؛ این هم به‌عنوان هزینه قابل‌قبول پذیرفته می‌شود .