طبق قانون مالیات‌های مستقیم ، یکی از موارد رد دفاتر قانونی، بستانکار شدن حساب‌های نقدی و بانکی است، مگر اینکه حساب‌های بانکی با صورتحساب بانک مطابقت کند یا بستانکار شدن حساب‌های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب‌ها در یک روز باشد که در اینصورت موجب رد دفتر نیست.
ممکن است صاحب صندوق یا تنخواه گردان، بیش از مانده وجه نقد موجود در صندوق یا تنخواه گردان، از محل وجوه نقد شخصی خود هزینه کند و صورت ریز هزینه‌های خود را به امور مالی ارائه دهد و امور مالی هم بدون توجه به مانده حساب صندوق یا تنخواه گردان، سند حسابداری مربوطه را صادر کند و در نتیجه، مانده حساب‌های نقدی بستانکار شود.
آیا کتمان درآمدی صورت گرفته است؟ شرکت قصد داشته که با چنین ثبتی در واقع حساب‌سازی کرده و مالیات کمتری را بپردازد؟ پاسخ کلیه این سوالات و سوالات مشابه آن منفی است.
اما بایستی برای جلوگیری از رد دفاتر موارد زیر را انجام دهید :
ابتدا مطمئن شوید که واریزی ها به صندوق و تنخواه و پرداختیها از آنها بطور کامل و در تاریخ صحیح ثبت شده اند.
اگر هنوز مانده بستانکار بود با تاخیر چند روزه ثبت اسناد پرداخت از صندوق و تنخواه، مانده بستانکار را اصلاح نمایید.
در صورت باقی بودن مانده بستانکاری ؛ یک سند اصلاحی بسیار ساده در تاریخ بستانکار شدن حساب مورد نظر و به مبلغی مساوی یا بیشتر از مانده بستانکاری صادر نمایید :
حساب معین صندوق/تنخواه (بد)
حساب جاری کارکنان/سایر بستانکاران(بس)