بد نیست روش ثبت آگهی تغییرات شرکت ها و مؤسسات غیر تجاری با تابعیت ایرانی و خارجی در ثبت شرکتها را بدانید ، قبل از آنکه مدارک خود شامل :
کپی آگهی تاسیس
کپی روزنامه رسمی
کپی مدارک شناسایی همه ی اعضاء
در صورت داشتن تغییرات کپی آگهی آخرین تغییرات
را بخواهید آماده کنید و به ثبت شرکت ها بروید باید به صورت الکترونیکی اطلاعات و تصمیمات جلسه را در سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir/ وارد کنید و کد رهگیری ارسال اطلاعات را دریافت کنید و با سایر مدارک ذکر شده به ثبت شرکتها مراجعه کنید .
مرحله اول : (اطلاعات شخصیت حقوقی)
همانطور که عرض کردم ابتدا وارد سایت ثبت اسناد و املاک کشور میشوید و بر روی گزینه ثبت تغییرات کلیک میکنید .
در این بخش با وارد کردن شناسه ملی یا شماره ثبت و نوع شخصیت حقوقی (سهامی خاص ،با مسئولیت محدود ، تضامنی و…) خود میتوانید وارد میشوید .
مرحله دوم : (اطلاعات جلسه)
در صفحه بعدی ابتدا نوع صورتجلسه که به عنوان مثال می تواند مجمع عمومی سالیانه، مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوق العاده و غیره باشد تعیین می شود. توجه داشته باشید که نوع صورتجلسه بر اساس نوع شرکت متفاوت است بنابراین اگر شرکت سهامی خاص باشد نوع صورتجلسات آن با صورتجلسات شرکت با مسئولیت محدود متفاوت خواهد بود. آنچه در نوع صورتجلسه مشاهده می نمایید صورتجلساتی است که با توجه به نوع شرکت می توانید انتخاب کنید.
نصاب جلسه نیز مشخص می نماید که جلسه با حضور تمامی اعضا تشکیل شده یا اکثریت اعضا حضور دشته اند که در این حالت نیز باید آیتم مورد نظر مشخص شود.
نام و نام خانوادگی، شماره ملی و شماره همراه متقاضی جهت اطلاع رسانی و دسترسی در مواقع خاص نیز باید در این قسمت وارد شود.
همچنین «سمت متقاضی» که نشان می دهد شخص درخواست کننده اصیل است یا وکیل.
در این قسمت باید تاریخ جلسه ای که برگزار شده است مشخص شود.
ساعت شروع و خاتمه جلسه نیز در قسمت های مربوطه وارد می شود. ذکر این نکته ضروری است که تقدم و تاخر ساعات جلسات را در صورتی که چند جلسه در یک روز تشکیل شده باشد رعایت فرمایید.
در انتها با کلیک بر روی کلید «گام بعدی» به صفحه بعد می رویم.در این مرحله نیز می توان با کلیک بر روی کلید «پذیرش موقت» شماره دسترسی 19 رقمی دریافت نمایید.
نام و نام خانوادگی و سمت امضاء کننده دفتر باید مشخص شود. همچنین «وضعیت توکیل امضا کننده» نشان می دهد که حق توکیل اعطا شده است یا خیر.
(مثلا مجمع عمومی عادی یا عادی به طور فوق العاده یا حتی مجمع موسسین ) . سپس باید اطلاعات شخصی که قرار است به اداره ثبت شرکتها همراه با مدارک مراجعه کند تا دفاتر را به امضا برساند را ثبت کنید . هر کدام از افراد مثلا ،مدیرعامل یا شرکا و یا هر شخص حقیقی دیگری که وکالت نامه ای از طرف شرکت به ایشان داده شود میتواند به ثبت شرکت ها معرفی گردند ولی توجه کنید که نام امضاء کننده دفتر می بایست با شخص معرفی شده ذیل صورتجلسه مطابقت داشته باشد و در صورت داشتن حق توکیل و ارائه امور به وکیل می بایست وکالتنامه مربوطه همراه صورتجلسه ارسال گردد.
مرحله سوم : (تصمیمات جلسه)
تصمیمات جلسه باید به صورت دقیق ، روان و مختصر مطابق آنچه در صورتجلسه آمده است در این آیتم درج شود. تصمیم جلسه براساس نوع جلسه می باشد . مطابق قانون ثبت شرکتها و تجارت هر اختیاراتی که به جلسه مجمع عمومی عادی یا فوق العاده و…… داده شده است میتواند تصمیمات جلسه باشد. میتوانید چند تصمیم را انتخاب کنید و به مرحله بعد بروید .
جهت درک بیشتر مطلب یک نمونه از صورتجلسه مجمع عمومی عادی شرکت های سهامی در ذیل آورده میشود :
مجمع عمومی فوق العاده
شرکت ………………………. سهامی خاص به شماره ثبت شده ………………… درتاریخ ………………… ساعت ………………… با حضور اکثریت / کلیه سهامداران درمحل شرکت تشکیل و نسبت به موارد ذیل اتخاذ تصمیم گردیده :
در اجرای ماده ۱۰۱ قانون تجارت :
آقای / خانم ………………… فرزند ………………… به سمت رئیس
آقای / خانم ………………… فرزند ……………….. به سمت ناظر
آقای / خانم ………………… فرزند ……………….. به سمت ناظر
آقای / خانم ………………… فرزند ………………. به سمت منشی جلسه انتخاب و سپس با اتفاق آراء تصمیمات ذیل اتخاذ گردید :
پس از قرائت گزارش هیئت مدیره و بازرسان ، ترازنامه حساب و سود و زیان سال مالی ……………………….. به تصویب رسید .
اعضای هیئت مدیره به شرح ذیل :
………………………………….
………………………………….
………………………………….
………………………………….
برای مدت ۲ سال انتخاب شدند و با امضای ذیل صورت جلسه قبولی خود را اعلام نمودند .
آقای / خانم ………………………. به سمت بازرس اصلی و آقای / خانم …………………. به سمت بازرس علی البدل با رعایت ماده ۱۴۷ قانون تجارت برای مدت یک سال انتخاب و با امضای ذیل صورت جلسه قبولی خود را اعلام نمودند .
کلیه سهامداران به آقای / خانم ………………… ( احد از سهامداران / وکیل رسمی شرکت ) وکالت دادند که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به تحویل و ثبت صورت جلسه و پرداخت هزینه های قانونی و امضای ذیل دفاتر اقدام نماید .
امضاء هیئت رئیس مجمع
رئیس جلسه ناظر جلسه ناظر جلسه منشی جلسه
………………. ………………… ………………… …………………
لیست سهامداران حاضر در مجمع عمومی فوق العاده مورخ …………………
نام و نام خانوادگی تعداد سهم امضاء
1-…………………… ………………… …………………
2-…………………… ………………… …………………
3-…………………… ………………… …………………
4-…………………… ………………… …………………
مرحله چهارم (لیست اسامی حاضر در جلسه)
در این بخش باید لیست اشخاص حاضر در جلسه را طی یک فایل آماده کنید و در سایت http://irsherkat.ssaa.ir آپلود نمایید ، در صورتی که تعداد اشخاص حاضر در جلسه کم باشد میتوانید با در اختیار داشتن کدملی افراد به صورت دستی اطلاعات را وارد نمایید.
اگر در تصمیمات جلسه شما انتخاب بازرس یا هیئت مدیره یا مدیران وجود دارد باید اسامی اشخاصی که در حال حاضر دارای سمت هستند و اشخاصی که جانشین شده اند را تک تک در سیستم وارد کنید .
مرحله پنجم (سمت اشخاص)
اشخاصی را که به صورت دستی وارد کرده اید انتخاب کنید سمتی که در جلسه داشته اند و سمتی که در شرکت دارند را تعیین کنید و ثبت نمایید . با نهایت دقت اطلاعات را وارد کنید در غیر اینصورت بعد از ثبت و دریافت کد رهگیری قابل اصلاح نیست و به دلیل اختلاف صورتجلسه امضاء شده و اطلاعات ارسالی تغییرات شما در سازمان قابل ثبت نمی باشد.
مرحله ششم ( ارتباط اشخاص)
در این بخش کلیه افرادی که در جلسه دارای سمت بوده اند و شما در مرحله قبل اسامی شان را ثبت نموده اید باید مشخص کنید که با شرکت چه ارتباط قانونی دارند ، مثلا شخص وکیل یا نماینده قانونی است یا مدیر شرکت است . به این صورت ثبت کرده و به مرحله بعد میروید .
مرحله هفتم (تایید صحت ورود اطلاعات و مدارک مورد نیاز)
باید کلیه اطلاعات وارد کرده خود را دوباره کنترل کنید در صورت اطمینان کلید تایید را بزنید .
مرحله هشتم(متن صورتجلسه)
لازم است متن صورتجلسه را عینا وارد نمایید . در سایت یک متن پیشنهادی وجود دارد که در اختیار شما قرار میگیرد و با وارد کردن اطلاعات میتوانید آن را کامل کنید . اما پیشنهاد من به شما این است که هرگز این کار را انجام ندهید و متن را دقیقا مطابق آنچه در جلسه صورتجلسه گردیده است در این قسمت وارد کنید . میتوانید متن را از کامپیوتر خود داخل کادر کپی کنید.
با کلیک بر “پذیرش نهایی” و نهایی کردن اطلاعات کد رهگیری دریافت میکنید و صفحه نمایش که کد رهگیری شما را نشان میدهد پرینت کنید و همراه سایر مدارک ذکر شده به اداره کل ثبت شرکتها مراجعه کنید. البته همانطور که ذکر شد نماینده قانونی شرکت فقط مجاز به پیگیری امور مربوط و امضاء دفتر می باشد .
در این صفحه باید متن صورتجلسه تایپ شود. برای جلوگیری از اتلاف وقت می توانید از متون پیش فرضی که در سامانه تعبیه شده است استفاده نمایید. این متون بر اساس آنچه در تصمیمات انتخاب شده است تغییر می کند. برای این کار باید کلید «دریافت متن پیشنهادی رایانه» را کلیک نماییم. همچنین این متون کاملاً قابل تغییر است و قابلیت کپی و الصاق نیز دارد. کاربران گرامی می توانند در صورت نیاز "تاریخ تحویل مدارک به پست " و شماره "بارکد پستی " خود را نیز در این صفحه در قسمت های مشخص شده یاداشت نمایند و با استفاده از کلید آن را به مرکز ارسال نمایند .با استفاده از کلید های "چاپ رسید پذیرش "و "چاپ رسید تاییدیه اطلاعات " می توان از فرم های مربوطه چاپ گرفت .
درمرحله آخر و پس از تکمیل صورتجلسه کلید «پذیرش نهایی» را کلیک می کنیم.
