طبق آیین نامه مربوط به نگهداری دفاتر مالی و تنظیم صورتهای مالی، در مورد تحریر دفاتر برای مودیانی که از نرم افزارهای حسابداری استفاده میکنند آمده است:
مودیانی که از سیستمهای الکترونیکی استفاده می نمایند موظفند حداقل ماهی یکبار، خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی در دفتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیین شده در ماده 14 این آیین نامه به دفتر کل منتقل کنند، علاوه بر این به منظور تسهیل رسیدگی باید آیین نامه ها یا دستور العملهای کارماشین و برنامه های آن و نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند.
بر این اساس، در نرم افزارهای حسابداری گزارش خلاصه ماه قرار داده شده تا برای هر ماه یک سند توسط سیستم تهیه شود و کاربر همان سند را در دفتر روزنامه و سپس دفتر کل وارد نماید. این گزارشات سرعت و دقت شما را در ثبت اطلاعات دفتر روزنامه و دفتر کل چندین برابر میکند و نیازی به نوشتن ریز همه اسناد نخواهید داشت.